La mayoría de las empresas españolas no disponen de un protocolo de actuación para gestionar conflictos internos que pueden acabar en los tribunales y, sobre todo, para poder utilizar con garantías documentación electrónica y medios digitales como prueba ante un juez; y eso, a pesar de que la informatización y el uso de medios virtuales es masivo entre el empresariado.

Así lo explicó esta mañana en la Cámara de Comercio de Santa Cruz de Tenerife el responsable del Departamento de Investigación Forense de Deloitte (Forensic & Dispute Services), Jorge Lledías, durante una jornada informativa sobre Técnicas de Investigación en el Mundo de la Empresa y el Uso de la Prueba Electrónica, que también contó con Carlos Coscollano, senior manager responsable del área de Informática Forense de Deloitte y con el presidente de la Comsión de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) de la Cámara, Per Thomsen.

Según Lledías, las empresas españolas y de la Europa continental en general, tienen un largo camino por recorrer en la gestión y uso de la prueba electrónica como instrumento de defensa en los procesos judiciales si se compara con el empresariado del mundo anglosajón, muy acostumbrado a un protocolo de e-discovery definido y donde se ha generado un auténtico mercado entorno al peritaje digital y este tipo de protocolos en las empresas.

Para el experto en informática forense, Carlos Coscollano, resulta paradójica la escasa cultura digital que existe en estos momentos en materia de procedimientos legales y periciales en un mundo donde la actividad económica y empresarial se apoya prácticamente en su totalidad en documentación y sistemas informatizados. En este sentido, y tal y como indicó su compañero en Deloitte, Jorge Lledías, "no tiene lógica ninguna ni es de sentido común que el papel siga teniendo mayor peso probatorio ante un tribunal".

EL VALOR DEL ''CSI'' INFORMÁTICO ANTE EL VACÍO LEGAL

Ambos expertos coincidieron en señalar como causa el vacío legal que existe en nuestro país sobre este tipo de procedimientos y la escasa formación de jueces y juristas sobre esta cuestión. Así, según explicaron, aunque desde hace ya unos años, la información electrónica se ha abierto un hueco en los tribunales como prueba aceptada y de valor en la mayoría de los juicios, España, a diferencia de otros países, carece de una normativa específica que regule el uso de la información electrónica como prueba.

Tal y como indicó Carlos Coscollano, a pesar de las lagunas regulatorias la prueba electrónica se está utilizando mucho en los juzgados españoles como una prueba más en cualquier tipo de procedimiento legal, "lo que sucede es que en muchos casos se cuestiona si es admisible o no precisamente por la ausencia de garantías en su cadena de custodia y toma, lo que puede conducir a su rechazo". Y precisamente ahí, y según Coscollano, es donde el informático forense puede jugar un papel fundamental para que la empresa se defienda con éxito en los tribunales utilizando como una de sus bazas la prueba electrónica.

Sobre este punto, el presidente de la Comisión TIC de la Cámara, Per Thomsen, comentó que los profesionales de la informática forense cada vez son más necesarios para las empresas "porque son auténticos expertos en utilizar técnicas de disección y procedimientos que permiten identificar claramente la huella digital de cualquier delito que afecte a los intereses del negocio, al igual que los CSI manejan el bisturí y todo tipo de técnicas de investigación para ayudar a resolver un crimen"

En este sentido, Lledías destacó que la figura del experto independiente en las investigaciones internas aporta una metodología de trabajo, unas habilidades especiales en materia de investigación y una distancia suficiente con el epicentro de los hechos y sujetos investigados, que les permite llevar a cabo una investigación objetiva y eficaz como prueba ante un juez. Además, según Deloitte, en el entorno regulatorio actual, los hallazgos de la investigación tienen mayor crédito entre los reguladores, jueces y abogados, si el encargado de la investigación es un experto independiente, sin relación anterior significativa con la empresa y su equipo directivo.

PLAN DE ACCIÓN

Además de una pauta sobre cómo tratar y gestionar la documentación digital para que pueda ser empleada como prueba electrónica, los expertos de Deloitte señalaron la necesidad que la empresa cuente con un protocolo general de gestión de los conflictos internos que puedan tener consecuencias legales.

Entre esas medidas figura la necesidad de establecer un Comité en la que se definan los pasos a seguir y en la que estén presentes todas las partes que son necesarias para asesorar de forma eficaz y especializada en el entendimiento y gestión de la situación. Según Jorge Lledías, desde el inicio hasta el final del proceso es importante que colaboren estrechamente en este tipo de situaciones los organismos competentes en la empresa (Dirección, Financiero, RRHH, Sistemas), los abogados (internos o externos) y, en su caso, el equipo de informáticos forenses (Forensic) especializado en la investigación.

Establecer las fases que conformarán la investigación y el marco de procedimientos encaminados a la detección de irregularidades adicionales y proteger la reputación de la compañía y la de sus directivos y plantilla figuran entre las principales prioridades para cualquier procedimiento que se establezca en la gestión del conflicto en la empresa.