07 de septiembre de 2020
07.09.2020
Güímar

La modernidad llega al Archivo Municipal

Iniciado en 1999, su dotación terminó en julio y en meses recibirá los expedientes digitales

06.09.2020 | 20:25
El alcalde, Airam Puerta, visita el Archivo Municipal tras culminar la dotación de este espacio.

Ubicado en la planta baja de la Casa de la Cultura, parte de sus dependencias se ubican en el sótano. Su equipamiento concluyó en julio y ya alberga 5.000 cajas de archivos y 80.000 expedientes generados y conservados en la Casa Consistorial. Es un servicio más de organización, conservación y consulta.

Este es un recinto que alberga una parte de la historia administrativa del municipio. Es el lugar en el que se conservan los documentos genéricos y particulares de una parte importante de la existencia de Güímar y un espacio que aglutina aquello que refleja y permite comprobar el desarrollo local. El Archivo Municipal es una realidad transcurridas más de dos décadas desde la puesta en marcha de la iniciativa para su creación mediante la recuperación y adecuación documental.

Le correspondió a Rigoberto González, alcalde güimarero en aquel año 1999 en el que el Consistorio decide impulsar la modernización de este departamento. El inicio del proyecto del Archivo Municipal consistió en la contratación del personal técnico y de acometer la mejora y la ampliación de las instalaciones. El proceso era un reto. Comenzó entonces la organización e informatización de los documentos y de los expedientes generados por el Ayuntamiento de Güímar. En aquellos días, como hoy, se entendió que el Archivo debía convertirse en una oficina de gestión transversal tanto de organización y conservación de documentos como de acceso a los mismos por parte de los ciudadanos y del propio personal de la Corporación.

El trabajo desarrollado fue tal que apenas dos años después, en el ejercicio de 2001, Güímar cuenta con la primera web del Archivo Municipal, en la que se facilita la consulta de documentos en línea. Transcurridos otros dos años, ya en 2003, se aprobó el reglamento que regula la actividad en el Archivo Municipal.

Su traslado a las dependencias que ocupa en la actualidad se demoró algún tiempo. En el año 2011, siendo alcalde del municipio Rafael Yanes Mesa (el actual Diputado del Común), fue cuando se materializó el cambio de emplazamiento hasta la planta baja de la Casa de la Cultura, en la misma plaza del Ayuntamiento. Un edificio contemporáneo. El traslado estuvo motivado por la necesidad de que el Archivo Municipal dispusiera de un espacio más amplio que permitiera dar respuesta a su crecimiento y en aras a conseguir unas condiciones más adecuadas para la conservación de los documentos.

Coincidiendo con esta mudanza, el servicio fue dotado, por primera vez, de estanterías compactas. Asimismo, se habilitó un área para las consultas y se introdujeron mejoras en la administración del Archivo Municipal, de forma que pasó a ser un área más de gestión en el marco del organigrama del Ayuntamiento de Güímar, con el cometido de la organización, conservación y el acceso a la información.

Distribución

Las dependencias del Archivo Municipal de Güímar se distribuyen en dos niveles de la Casa de la Cultura. En la planta baja se encuentran la zona administrativa, el área para realizar las consultas y uno de los depósitos, mientras que en el sótano del inmueble se halla el segundo de los depósitos, dotado de la primera tanda de estanterías compactas en 2011. En el año 2015 se llevó a cabo la segunda fase del equipamiento de estanterías en el mismo espacio del sótano, mientras que la tercera fase de dotación de estos elementos tuvo lugar el pasado mes de julio del año en curso, con Airam Puerta Pérez como alcalde güimarero. El mismo visitó hace unos días estas dependencias constatando el estado del espacio y del servicio.

La importancia de dotar de estanterías tipo compactas o móviles al Archivo Municipal radica, esencialmente, en que permite un ahorro del 90% del espacio disponible y mejora la seguridad y conservación de los documentos.

Una vez culminado el proceso de dotación de tales elementos al servicio, ello ha permitido ordenar adecuadamente los documentos y constatar que en las estanterías del Archivo Municipal de Güímar existe un volumen total de 5.000 cajas de archivos y 80.000 expedientes. Todo ello se encuentra organizado, descrito e informatizado, por lo que su localización y disponibilidad para su consulta son inmediatas.

Archivo electrónico

La llegada e implantación de la llamada Administración Electrónica, acelerada con motivo de los efectos de la pandemia por el Covid-19, así como el consecuente cese de la creación de expedientes en soporte papel, propicia que se esté llevando a cabo el depósito en el Archivo Municipal de todos los expedientes en papel que se encuentran almacenados en las oficinas administrativas municipales. Ello implica que el crecimiento del Archivo Municipal en soporte físico no ha cesado.

Desde el gobierno municipal se explica que, siguiendo con el plan de mejoras de este departamento, en el transcurso de los próximos meses se procederá a crear el Archivo Electrónico Único, que será el servicio que gestionará los expedientes digitales que, desde 2018 y con la llegada de la Administración Electrónica, se vienen generando y tramitando en las distintas áreas de gestión del Ayuntamiento de Güímar. De esta forma, los expedientes digitales estarán integrados y pasarán a formar parte del Archivo Municipal, con la diferencia del soporte.

El objetivo del Archivo Municipal es la organización, conservación y puesta en servicio de los documentos originales en el formato en que sean enviados al mismo. Ambos, tanto en papel como en digital, tienen el mismo valor y, por normativa, deben ser conservados.

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