La zona de atención al público de la Gerencia de Urbanismo de La Laguna fue recientemente renovada. En el acto de presentación de las actuaciones se dio a conocer un espacio más luminoso, con nuevo mobiliario, climatizado... y en el que también se incorporaban tres dispositivos tecnológicos. Aquellas herramientas quedaron en una especie de segundo plano, pero tenían su historia. Además de suponer un salto cualitativo, se enmarcaban en un proyecto bastante mayor: hace algunos años que Urbanismo trabaja para lograr un servicio cada vez más telemático y que ya ha dado resultados, como que el papel haya pasado a mejor vida y que los vecinos puedan realizar sus trámites las 24 horas de los 365 días.

Pedro Sánchez del Río, el jefe de servicio de Asistencia Jurídica, Modernización y Atención al Ciudadano de la Gerencia, explica que una de las pantallas instaladas junto a la zona de citas con los técnicos y juristas permite que los ciudadanos, previa entrega de un usuario y contraseña, puedan acceder a expedientes sin necesidad de folios ni de búsquedas en archivos. Por su parte, el puesto anexo está destinado a la consulta de documentación de carácter público, como son el Plan General de Ordenación (PGO) y otros materiales que se encuentren sujetos a información pública.

El tercer ordenador está ubicado en la zona principal, en la denominada Oficina de Asistencia en Materia de Registro (OAMR). Allí cualquier interesado, y especialmente aquellos que están obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración (empresas, entidades sin personalidad jurídica y quienes ejerzan una actividad profesional en la que se requiera la colegiación obligatoria), es asistido para que realice los trámites a través de la sede electrónica.

"En nuestra ordenanza de actividades hemos establecido que toda aquella persona jurídica -que ya estaría obligada- o física que vaya a tramitar un título jurídico que la habilite para el desarrollo de una actividad, es decir, una licencia de apertura, una comunicación previa de apertura? se tiene que dar de alta para relacionarse electrónicamente, con lo que el vínculo va a ser siempre a través de la sede", señala Sánchez del Río. Entre los objetivos se encuentra el ganar tanto en inmediatez como en eficacia en la notificación.

Para fomentar ese ámbito tecnológico, una de las medidas adoptadas desde la Gerencia es la de trasladar un documento de actualización de datos a quienes llegan a la OAMR. En este se prevé la posibilidad de que los no obligados a relacionarse electrónicamente acepten recibir las comunicaciones por vía telemática. En este punto, el jefe de servicio de Modernización comenta que han ido incluso "un poco más allá" y que, en caso de que el ciudadano facilite el móvil y el correo, recibirá un aviso de que cuenta con una notificación, lo que evita entrar continuamente en la sede electrónica si se está a la espera de algún trámite.

Datos que van mejorando

El jefe de servicio de Información Territorial y Nuevas Tecnologías es Esteban Benito, que enumera unas cifras que demuestran los avances experimentados: 1,7 millones de documentos vinculados a expedientes o más de 16.000 notificaciones electrónicas son algunos de esos números. También precisa que todos los procedimientos de la Gerencia de Urbanismo -82- es posible empezarlos y terminarlos por vía telemática, que hay una pasarela de pagos para tasas e impuestos, que hasta hace unas semanas se contabilizaban 1.591 abonos por esta fórmula desde 2014 y que se puede acceder al contenido de las notificaciones sin necesidad de certificado digital.

Otro de los aspectos en los que se detienen Pedro Sánchez del Río y Esteban Benito es en que los trámites, aunque sean presenciales, empiezan ya electrónicamente. "De puertas para adentro el papel es cero", resaltan. "Nosotros digitalizamos y convertimos a electrónico la documentación en papel que nos trae el ciudadano; ellos se llevan todo el papel, aquí no se queda nada", abundan. En paralelo se ha ido llevando a cabo un proceso dirigido a la digitalización de los expedientes antiguos.

En cuanto a las mejoras venideras, el jefe de servicio de Modernización y Asistencia al Ciudadano plantea que están dando pasos para que el vecino ni siquiera acuda a las oficinas con una instancia firmada. ¿Cómo lo harán? Tienen previsto adquirir unas tabletas que permitan la denominada firma biométrica y que garanticen que, en caso de que concurriese una posible falsificación, un perito calígrafo, a petición del juzgado, pueda dar veracidad de forma indubitada a esa rúbrica.

Los avances logrados posibilitan que hoy exista una administración que está abierta las 24 horas -"puedes hacer un trámite telemático un sábado por la noche, un domingo...", expresa Sánchez del Río- y que también ha propiciado que la Gerencia de Urbanismo de La Laguna sea reconocida en materia de transparencia. "De entre los organismos autónomos y entidades públicas empresariales dependientes de ayuntamientos, fuimos en 2017, cuyos datos se conocieron en noviembre de 2018, el segundo mejor en Canarias en cumplimiento de la Ley de Transparencia", asevera, antes de destacar que todo lo anterior ha sido posible gracias al "cambio de mentalidad y a la predisposición" de los funcionarios y del resto del personal.

Las cifras

  • 155.000 Los expedientes electrónicos incoados superan los 155.000. Cada uno de ellos cuenta con su carpeta correspondiente.
  • 95.000 Los expedientes territorializados son aquellos representados con un punto sobre el mapa. Son ya más de 95.000 y facilitan el trabajo de los técnicos.
  • 1,3 mill. Los actos administrativos electrónicos se sitúan por encima de 1,3 millones, según apunta el jefe de servicio de Información Territorial y Nuevas Tecnologías.
  • 1,7 mill. Los documentos vinculados a expedientes suponen una cifra incluso mayor que las anteriores, lo que da muestras del avance electrónico logrado.
  • 16.000 Las notificaciones electrónicas que se han practicado desde 2014 son más de 16.000. Esto significa que, en lugar de recibir una carta o tener que acudir personalmente a la Gerencia, los administrados reciben una comunicación por vía telemática.
  • 5.000 Los registros electrónicos están por encima de 5.000, y recogen los datos aportados desde la Gerencia de Urbanismo. Se ha conseguido en este punto un aumento significativo gracias al esfuerzo que se ha venido realizando.