Confirmado por los expertos: debes guardar las nóminas de tu empresa durante 10 años para evitar sustos cuando te jubiles

La nómina es uno de los documentos más importantes para cualquier trabajador y aunque muchos la ven como un simple justificante de cobro, contiene información clave sobre salario, cotizaciones, retenciones y derechos laborales. Por eso, numerosos expertos recomiendan revisarla con detenimiento cada mes y conservarla durante al menos 10 años para evitar problemas futuros.

Entre los principales motivos que explican los expertos están posibles errores, omisiones o discrepancias que solo pueden resolverse aportando documentación. Además, el artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores establece un plazo de un año para reclamar las cantidades salariales adeudadas desde el momento en que pudieron exigirse. Por eso, conservar las nóminas es clave para justificar cualquier reclamación.

Aunque muchas personas tiran o eliminan sus nóminas una vez comprueban que el salario se ha ingresado correctamente, este documento contiene información muy valiosa. Cada vez más empresas las envían por correo electrónico, lo que facilita conservarlas durante años. Las nóminas son una de las principales pruebas para acreditar la relación laboral, el salario percibido y las bases reales por las que se ha cotizado.

Muchas nóminas cambian información sobre la vida laboral de un trabajador

Uno de los problemas más habituales aparece cuando la información reflejada en el informe de vida laboral no coincide con la realidad. Puede ocurrir que falten periodos trabajados, que la jornada comunicada sea inferior a la efectivamente realizada o incluso que una empresa descontara las cotizaciones del salario del empleado sin llegar a ingresarlas posteriormente en la Tesorería General de la Seguridad Social.

En estas situaciones, conservar las nóminas es fundamental. Los recibos salariales acreditan tanto el vínculo laboral como las cantidades descontadas para cotizar, lo que permite al trabajador defender sus derechos incluso si la empresa incumplió sus obligaciones. Los expertos también recuerdan que la cuantía de la pensión se calcula utilizando las bases de cotización. Ahora, el sistema también permite calcular la prestación utilizando los últimos 25 años cotizados o el nuevo modelo que tiene en cuenta hasta 29 años, descartando los dos peores ejercicios. Cualquier error en esas bases puede traducirse en una pensión inferior durante toda la jubilación.

Otra razón para guardar las nóminas es que el derecho a solicitar la pensión no prescribe. Aunque hayan pasado diez o quince años desde que se produjo una incidencia, el trabajador todavía puede reclamar que se reconozcan correctamente sus cotizaciones. Además, las nóminas también permiten detectar situaciones en las que parte del salario pudo abonarse bajo conceptos extrasalariales que no cotizaban correctamente, una circunstancia que puede afectar directamente a la base reguladora utilizada para calcular la futura pensión.

Los especialistas recomiendan conservar estos documentos en formato digital. Basta con descargar los PDF facilitados por la empresa o escanear las nóminas en papel y almacenarlas en un disco duro o en la nube para garantizar su conservación durante años.